Your staff are pasting client returns into ChatGPT. Does your WISP cover that?
Su equipo pega declaraciones de clientes en ChatGPT. ¿Su WISP cubre eso?
The AI Policy Add-On for tax preparers, accountants and bookkeepers: a ready-to-use AI policy, safe-settings guides and staff training that plug into the written security plan you already must keep. In plain English and Spanish.
El complemento de política de IA para preparadores de impuestos, contadores y tenedores de libros: una política de IA lista para usar, guías de configuración segura y capacitación para su personal, que se suman al plan de seguridad por escrito que ya está obligado a tener. En inglés y en español, sin enredos.
Is it safe to put client data in ChatGPT?
¿Es seguro poner datos de clientes en ChatGPT?
Short answer: not in a free or personal account, and never SSNs, bank details or full returns. Anything you paste leaves your office and is stored by the AI provider. On personal ChatGPT accounts, chats can be used to train models unless you turn off “Improve the model for everyone” (Settings → Data controls). Business plans such as ChatGPT Business or Enterprise are not used for training by default, according to OpenAI, but your firm still needs written rules, safe settings and trained staff, because the FTC Safeguards Rule requires tax preparers to keep a written security plan and train employees.
Respuesta corta: no en una cuenta gratuita o personal, y nunca números de Seguro Social, datos bancarios ni declaraciones completas. Todo lo que pega sale de su oficina y queda guardado por el proveedor de IA. En las cuentas personales de ChatGPT, los chats pueden usarse para entrenar modelos si no desactiva “Mejorar el modelo para todos” (Configuración → Controles de datos). Según OpenAI, los planes empresariales como ChatGPT Business o Enterprise no se usan para entrenar de forma predeterminada, pero su negocio igual necesita reglas por escrito, configuración segura y personal capacitado, porque la Regla de Salvaguardas de la FTC exige a los preparadores de impuestos tener un plan de seguridad por escrito y capacitar a sus empleados.
Sources:Fuentes: OpenAI — Data controls · FTC — Safeguards Rule
Why this matters now
Por qué importa ahora
A written plan is required
El plan por escrito es obligatorio
Under the FTC Safeguards Rule, tax preparers and many other financial businesses must keep a written information security program and train their staff on security.
Según la Regla de Salvaguardas de la FTC, los preparadores de impuestos y muchos otros negocios financieros deben tener un programa de seguridad de la información por escrito y capacitar a su personal.
Source:Fuente: FTC — Safeguards Rule: What Your Business Needs to Know
You attest to it at PTIN renewal
Lo confirma al renovar su PTIN
The IRS reminds preparers that they must have a data security plan, and the PTIN application asks you to confirm you have one.
El IRS recuerda a los preparadores que deben tener un plan de seguridad de datos, y la solicitud del PTIN le pide confirmar que lo tiene.
Sources:Fuentes: IRS Pub 5708 (WISP) · IRS Pub 4557
Most plans say nothing about AI
Casi ningún plan habla de IA
Typical WISP templates were written before staff started using chatbots. A single pasted return can expose a client's SSN, income and bank details to a third-party tool.
Las plantillas típicas de WISP se escribieron antes de que el personal usara chatbots. Una sola declaración pegada puede exponer el número de Seguro Social, los ingresos y los datos bancarios de un cliente.
Pick your kit
Elija su kit
Basic AI Add-On
Complemento básico de IA
- AI use policy addendum for your WISP (editable Word/Google Doc)
- Safe-settings guides for ChatGPT, Claude and Copilot
- "Never paste" list for client data
- Anexo de política de uso de IA para su WISP (Word/Google Doc editable)
- Guías de configuración segura para ChatGPT, Claude y Copilot
- Lista de "nunca pegar" para datos de clientes
Full Kit
Kit completo
- Everything in Basic
- 15-minute staff training + quiz
- Completion certificates for each employee
- Full Spanish versions of every document
- Todo lo del básico
- Capacitación de 15 minutos para el personal + cuestionario
- Certificado de finalización para cada empleado
- Versión completa en español de cada documento
Updates Plan
Plan de actualizaciones
- Quarterly policy and guide updates as AI tools change
- Certificates for new staff
- Incident feed: real AI data-leak cases and lessons
- Cancel anytime
- Actualizaciones trimestrales de la política y las guías
- Certificados para empleados nuevos
- Boletín de incidentes: casos reales de fugas de datos con IA
- Cancele cuando quiera
Also useful for insurance agents and mortgage brokers covered by the Safeguards Rule.
También sirve para agentes de seguros y corredores hipotecarios sujetos a la Regla de Salvaguardas.
Digital products: all sales are final once access or the download is provided, except where required by law. The Updates Plan renews monthly until you cancel; cancel online anytime, effective at the end of the paid period. By buying you agree to the Terms.
Productos digitales: todas las ventas son finales una vez otorgado el acceso o la descarga, salvo cuando la ley lo exija. El Plan de Actualizaciones se renueva cada mes hasta que lo cancele; cancele en línea cuando quiera, con efecto al final del periodo pagado. Al comprar acepta los Términos.
Free: "Is it safe to put client returns into ChatGPT?"
Gratis: "¿Es seguro poner declaraciones de clientes en ChatGPT?"
A 1-page checklist you can print and pin next to every desk. We'll email it to you.
Una lista de una página para imprimir y dejar junto a cada escritorio. Se la enviamos por correo.
"New this Week": AI data-safety cases, free
"Nuevo esta semana": casos de seguridad de datos con IA, gratis
One short email a week: a real case of a business leaking data through AI, and what to do so it doesn't happen to you. English or Spanish. Unsubscribe anytime.
Un correo corto a la semana: un caso real de un negocio que filtró datos usando IA y qué hacer para que no le pase a usted. En inglés o en español. Puede darse de baja cuando quiera.
Questions
Preguntas frecuentes
I already have a WISP. Do I need a new one?
No. This is an add-on: an AI section you attach to the plan you already have.
Does this make me compliant?
No product can promise that. You get templates and training to help you address AI in your own plan. You decide what fits your firm, and you may want your own advisor to review it.
Do we have to stop using AI?
No. The goal is to use it safely: which tools, which settings, and what never goes in.
What format are the files?
Editable Word and Google Docs, PDF guides, and an online training that works on phone or computer.
Is it in Spanish?
Yes. The Full Kit includes complete Spanish versions of the policy, guides, training and certificates.
Can I get a refund?
No. The kits are digital and delivered instantly, so all sales are final once you get access or the download link, except where required by applicable law. If a file is broken or won't download, email hello@getsafeaikit.com and we'll fix or replace it. The Updates Plan can be cancelled online anytime and ends at the end of the paid month. See the Terms.
Ya tengo un WISP. ¿Necesito uno nuevo?
No. Es un complemento: una sección sobre IA que se agrega al plan que ya tiene.
¿Esto me pone en cumplimiento?
Ningún producto puede prometer eso. Usted recibe plantillas y capacitación para tratar el tema de la IA en su propio plan. Usted decide qué le sirve a su negocio, y puede pedirle a su asesor que lo revise.
¿Tenemos que dejar de usar IA?
No. La idea es usarla con cuidado: qué herramientas, qué configuración y qué nunca se debe pegar.
¿En qué formato vienen los archivos?
Documentos editables de Word y Google Docs, guías en PDF y una capacitación en línea que funciona en el celular o la computadora.
¿Está en español?
Sí. El kit completo incluye versiones completas en español de la política, las guías, la capacitación y los certificados.
¿Puedo pedir un reembolso?
No. Los kits son digitales y se entregan al instante, por lo que todas las ventas son finales una vez que recibe el acceso o el enlace de descarga, salvo cuando la ley aplicable lo exija. Si un archivo está dañado o no se descarga, escriba a hello@getsafeaikit.com y lo corregimos o sustituimos. El Plan de Actualizaciones se cancela en línea en cualquier momento y termina al final del mes pagado. Vea los Términos.
Important: SafeAI Kit provides templates and training only. It is not legal advice and not a compliance certification. We are not affiliated with the IRS or the FTC.
Importante: SafeAI Kit ofrece solo plantillas y capacitación. No es asesoría legal ni una certificación de cumplimiento. No estamos afiliados al IRS ni a la FTC.